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Setzen Sie von Anfang an – Prioritäten! |
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| Es
fängt damit an das Sie morgens ins Büro kommen. Die Planung für den Tag
enthält Termine, Anrufe, Korrespondenz fertig stellen u. s. w. Die
Post und zu bearbeitende Akten stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch. Das
Telefon klingelt unaufhörlich und es gilt Gespräche zu führen. Meistens sind
alle anderen Dinge und Belange wichtiger, als die Ihren.
Stoppen Sie dieses Durcheinander und konzentrieren Sie sich auf die
wichtigsten Aufgaben zuerst, setzen Sie von Anfang an Prioritäten. Soll
heißen: “Wenn jede Tätigkeit von Ihnen in eine Kategorie und somit in eine
Gewichtung eingeteilt wird, können Sie effizienter und zufriedener
arbeiten!“ |
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| Die
Tages- oder Arbeitsplanung lässt sich immer gut in eine Struktur einteilen.
Erledigen Sie die wichtigsten Dinge zuerst. Das kann auch bedeuten das Sie
Tätigkeiten mit hohem physischen und psychischen Charakter auf die
Vormittagszeit verlegen können, da wo Sie noch die meiste Energie haben. Es
gibt Zeitgenossen die den ganzen Tag in Hektik verfallen und allen
Anforderungen versuchen gerecht zu werden. Das wird nicht dazu führen die
täglichen Aufgaben effizient zu bewältigen. Um
den Tag effizient zu planen und erfolgreich zu gestalten, sollte man lernen
“Wichtiges“ von “Dringendem“ zu unterscheiden. |
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Lernen Sie die Gesamtheit der Aufgaben zu strukturieren und einen strengen
tabellarischen Ablauf einzuhalten, den Sie sich gesetzt haben. Sie
können nach Ziffern planen oder nach Buchstaben. In etwa 1, 2, 3, 4, oder
setzen Sie die Kategorien a, b, c, d, fest. Mit diesem Prinzip werden Sie es
schaffen alle Aufgaben zur Zufriedenheit zu erledigen.
Dabei setzen Sie z. B.:
1.
– Erste Aufgaben….
oder
A – für die oberste Priorität
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Also
setzen Sie die Kategorien für die jeweils zu erledigenden Aufgaben. |
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= die oberste Priorität da Sie eventuell festgesetzte Termine
und
Zeitangaben nicht ändern
können. Das sind Dinge die Sie selbst erledigen müssen, die keinen Aufschub
gewähren. |
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Aufgaben für die Sie mehr Zeit haben, die allerdings auch wichtig sind. Wann
Sie diese Dinge erledigen oder ob Sie hier delegieren entscheiden Sie. Diese
Aufgaben sind meistens bedeutsam für langfristigen Erfolg und so können Sie
gestaltend darauf einwirken. |
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=
Hierbei wird es sich in
der Regel um tägliche Abläufe handeln die
zum größten Teil sehr wichtig sind, aber dennoch
nicht so dringend sind. Dabei kann es sich auch um Dinge handeln die Sie
delegieren oder später am Tag erledigen können. Dazu gehören z. B. e-Mails
beantworten aber auch Telefonate, Briefe oder ähnliches. |
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= Jetzt
sind Aufgaben dran die weder dringend noch wichtig sind. Behalten Sie dabei
im Auge ob Sie sich dafür Zeit nehmen können. Denn es gibt natürlich noch
andere zu beachtende Dinge die Sie nicht vernachlässigen sollten. Wie
soziale Kontakte oder Sachen die Ihnen Freude bereiten. |
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Wenn
Sie diese Komponenten richtig einsetzen und dabei Ihre Prioritäten deutlich
herausfiltern, dann weichen Sie nicht wieder davon ab.
Lernen Sie mehr Augenmerk auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.
Es wird sich für Sie in gewonnener Zeit auswirken. Verlieren Sie sich nicht
in der täglichen Routine und vermeiden Sie es Ablenkungen zu akzeptieren. Mit
einer klaren Linie und konsequenter Ausübung der gesetzten Kategorien werden
Sie erreichen, dass sich Prioritäten für Sie in Zufriedenheit und Effizienz
auszahlen. |
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| Es
ist unumgänglich das Sie stets bei der Hauptsache bleiben. Unterscheiden Sie
wichtige von unwichtigen Aufgaben. Sie müssen die Aufgaben nach den
einzelnen Aspekten abwägen und beurteilen. Jeder Tag sollte mit der höchsten
Prioritätsstufe beginnen. Legen sie den Fokus auf diesen Punkt und
organisieren Sie die Tagesplanung danach.
Achten Sie darauf diese Aufgabe unmittelbar zu erledigen oder zumindest
effiziente Fortschritte zum Abschluss zu erzielen. Verfallen Sie keinesfalls
in Hektik und versuchen viele kleine Dinge zu erledigen, als die wirklich
wichtigen. Differenzieren Sie die Prioritäten der Kollegen von Ihren
eigenen. Legen Sie für jeden Tag eine Karte an, bei der Sie ablesen können
welche Tätigkeiten zuerst und welche anschließend erledigt werden. Sie
sollten diese Planung nie aus den Augen verlieren und sich stets an diese
Abläufe halten. |
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Prioritäten werden sich so für Sie in Zufriedenheit und Effizienz auswirken.
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